Impact

Priority and Funding

This project will be

  • Assigned as a normal priority
  • Funded by the Business School

Impact and Dependencies

Dependencies:

  • Service Management - technical lead
  • Enterprise Architecture - consultancy and familiarity with Business School Salesforce Instance
  • Salesforce System - availability

There is a dependency to complete the on-boarding prior to the current Salesforce licences expiring in January 2024 

Lessons learned from previous projects

Data mapping exercise suggested to map fields from existing system to Salesforce

Check the teams have a process map or process description to confirm who gets access to data

Check approach for data migration and whether this an upload facility in the existing system

Project Risks

 

Title                                                                                                                                                                                                       Initial Risk            Approach              Owner

Additional Apps effort and insufficient project budget                                                                                                      GREEN                     Retain                       Mette Cameron

There is a cost to transfer Business School Salesforce licences to University IRM                                                  GREEN                     Retain                       Mette Cameron

Insufficient project resource in Business School                                                                                                                   AMBER                     Retain                       Mette Cameron

Insufficient project resource in Project Services                                                                                                                    AMBER                     Retain                      Muriel Mewissen

Insufficient resource in Enterprise Architecture                                                                                                                     GREEN                     Retain                      Dave Berry

Insufficient resource in Service Management                                                                                                                          GREEN                     Retain                      Alex Carter

IRM does not meet Business School needs                                                                                                                               GREEN                     Reduce                    Mette Cameron

Don't meet the deadline to allow Business School to give notice to Salesforce in December 2023                 GREEN                     Retain                      Mette Cameron

Duplication of contacts after merge from Business School                                                                                                GREEN                     Reduce                    Alasdair MacLeod

 

Project Info

Project
Business School IRM On-boarding
Code
HSS044
Programme
CAHSS Portfolio Projects
Management Office
ISG PMO
Project Manager
Sue Woodger
Project Sponsor
Mette Cameron
Current Stage
Close
Status
Closed
Project Classification
Run
Start Date
05-Oct-2023
Planning Date
18-Oct-2023
Delivery Date
13-Dec-2023
Close Date
11-Jan-2024
Programme Priority
5
Overall Priority
Normal
Category
Discretionary